Wer Ärger mit dem Finanzamt vermeiden will, muss geschäftsrelevante E-Mails archivieren. Mit professionellen E-Mail-Archivierungslösungen haben Unternehmen nicht nur die Vorschriften der GoBD und der DSGVO rechtssicher im Griff, sondern profitieren auch wirtschaftlich durch eine höhere Produktivität, geringeren Speicherbedarf sowie kürzere Backup- und Restore-Zeiten.
Angebot, Bestellung, Vertrag, Rechnung – kaum ein wichtiges Geschäftsdokument wird heute nicht per E-Mail versendet. Das spart zwar Zeit und Geld, wirft aber ein neues Problem auf: wohin mit der elektronischen Korrespondenz? Was sich früher sorgfältig abgeheftet im Kellerarchiv stapelte, verstopft nun die E-Mail-Postfächer der Mitarbeiter. Gerade in Zusammenhang mit den steuerrechtlichen Aufbewahrungsanforderungen herrscht große Unsicherheit. Weil Mails deshalb im Zweifelsfall lieber aufbewahrt als gelöscht werden, wächst die Belastung der E-Mail-Server rasant. Die E-Mail-Last kostet nicht nur teuren Speicherplatz und die Aufmerksamkeit des Administrators. Auch Anwender verlieren wertvolle Zeit auf der Suche nach E-Mails und Anhängen, weil E-Mail-Server und Groupware-Lösungen nicht für das effiziente Bereitstellen und Verwalten großer Datenmengen konzipiert sind.
E-Mail-Archivierung ist heute unerlässlich, um bei den steuerrechtlichen Anforderungen an die
Aufbewahrung elektronischer Dokumente auf der sicheren Seite zu sein. Sie sichert nicht nur verlässlich und manipulationssicher sämtliche einund ausgehenden E-Mails, sondern verwaltet diese auch effizient. Die automatische Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server ins Archiv spart Speicherkapazität, sodass sich Postfachbegrenzungen in der Regel erübrigen. Trotzdem kann der Anwender jederzeit auf seine archivierten E-Mails zugreifen und gelöschte E-Mails bei Bedarf selber wiederherstellen. Eine leistungsfähige Volltextsuche über die E-Mails und sämtliche Anhänge beschleunigt das Arbeiten. Die Einführung von E-Mail-Archivierung ist also weniger notwendiges Übel, sondern eine wirtschaftlich sinnvolle Investition.
Die gesetzlichen Regelungen zur Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen sind nicht neu. Ganz im Gegenteil: Sie stammen aus einer Zeit, in der im Geschäftsleben Wichtiges zunächst zu Papier und anschließend zur Post gebracht wurde. Zwar schreiben in Deutschland das Handelsgesetzbuch und die Abgabenverordnung relativ detailliert vor, was aufbewahrt werden muss und welche generellen Anforderungen zu erfüllen sind. So müssen die Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderbar, ordentlich und nachvollziehbar sein. Jedoch gibt es keinen Gesetzestext, der vorschreibt, wie diese Anforderungen im Hinblick auf elektronische Dokumente zu erfüllen sind. Aus diesem Grund hat das am 14.11.2014 vom Bundesfinanzministerium veröffentlichte Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zentrale Bedeutung bekommen. Einfach gesagt handelt es sich dabei um eine Handlungsanweisung für die Finanzämter, wie die gesetzlichen Normen umzusetzen sind. Sie enthält konkrete Informationen, wie digitale Unterlagen aufzubewahren sind, damit bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt darauf zugegriffen werden kann.
Für die Speicherung von E-Mails gilt demnach vor allem, dass sie einschließlich dazugehöriger Anhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden müssen. Hartnäckig hält sich bei vielen Unternehmen die Auffassung, dass lediglich Rechnungen archiviert werden müssten und kleinere Unternehmen von der Archivierungspflicht ausgenommen seien. Beides trifft nicht zu: Die GoBD gelten für alle buchhaltungspflichtigen Unternehmen und Unternehmer unabhängig von Unternehmensgröße, Umsatz o. Ä. Außerdem sieht das Gesetz vor, dass eben nicht nur Rechnungen, sondern auch die folgenden Dokumente sechs bzw. zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen:
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen
sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege
empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
Buchungsbelege
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Dazu gehört sämtliche „geschäftsrelevante“ Korrespondenz, d. h. alle Unterlagen, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Damit sind neben Rechnungen z. B. auch Anfragen, Angebote, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge zu archivieren, unabhängig davon, ob sie auf Papier oder per E-Mail versendet werden.
Mit E-Mail-Archivierungen wie MailStore Server lassen sich E-Mails direkt beim Ein- und Ausgang archivieren, also noch bevor sie dem Anwender zugestellt werden. Eine Löschung oder Manipulation vor dem Archivieren ist damit nicht möglich. Das unterscheidet die E-Mail-Archivierung ganz wesentlich von einem Backup. Da dies nur zu bestimmten Zeitpunkten erfolgt, sind E-Mails, die zwischen zwei Backups eingehen und gelöscht werden, unwiederbringlich verloren. Dem Grundsatz der vollständigen, manipulationssicheren Aufbewahrung kann so nicht Rechnung getragen werden. Ein Backup des E-Mail-Servers dient grundsätzlich einem völlig anderen Zweck als eine E-Mail-Archivierung: Es geht darum, die Wiederherstellung wichtiger Unternehmensdaten im Bedarfsfall zu ermöglichen – also im Ausnahmefall
dafür sorgen zu können, dass der Geschäftsbetrieb schnell wiederaufgenommen werden kann. Ziel ist nicht, E-Mails langfristig zu sichern und in einem Archivsystem jederzeit einzeln verfügbar zu halten, sondern ein Gesamtsystem im Notfall wiederherzustellen.
Im Gegensatz zum Backup legen professionelle E-Mail-Archivierungslösungen unmittelbar beim Eingang bzw. beim Ausgang eine Kopie jeder E-Mail in einem zentralen Archiv ab. Mit Hilfe der Bildung von Hashwerten und einer internen Verschlüsselung werden die archivierten Daten vor Manipulationen geschützt. Über eine nahtlose Integration in das jeweilige E-Mail-Programm wie z. B. Outlook können Anwender anders als beim Backup nach wie vor ohne die Hilfe des Administrators auf ihre gespeicherten E-Mails zugreifen. E-Mail-Archivierung und Backup dienen also zwei unterschiedlichen Zwecken und ergänzen sich im Geschäftsbetrieb. Notwendig sind beide.
Nicht nur fehlende oder unvollständige Daten können bei der rechtssicheren Archivierung von
E-Mails zum Problem werden. Eine verlässliche Einteilung in archivierungspflichtige und nichtarchivierungspflichtige E-Mails ist im Alltag kaum möglich. Deshalb entscheiden sich die meisten
Unternehmen dazu, alle E-Mails zu speichern. Diese Praxis führt regelmäßig zu Konflikten mit geltenden Datenschutzrichtlinien. Insbesondere wenn in einem Unternehmen die private Nutzung des firmeneigenen E-Mail-Accounts erlaubt ist. Denn dann werden bei der Archivierung auch E-Mails mit privatem Inhalt gespeichert – das mag zwar den Mitarbeitern bekannt und von diesen auch per Vertriebsvereinbarung genehmigt sein. Allerdings fehlt dann weiterhin die Zustimmung der jeweils betroffenen Personen außerhalb des Unternehmens. Wirklich auflösen lässt sich dieses Dilemma nur durch ein generelles Verbot der privaten E-Mail-Nutzung im Unternehmen. Aber auch mit einem solchen Verbot müssen noch Hürden im Bereich Datenschutz genommen werden, wobei aber eine E-Mail-Archivierung effizient helfen kann.
Ein Fall, der jedes Unternehmen betrifft, ist die Verarbeitung von Bewerbungen. Diese gehen in aller Regel heute per E-Mail ein, enthalten aberpersonenbezogene Daten, die zu löschen sind, „sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist“. In der Regel bedeutet das, dass diese Daten innerhalb zweier Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu löschen sind.
Professionelle E-Mail-Archivierungslösungen ermöglichen die einfache Erstellung und Durchsetzung
gezielter Archivierungsregeln. Diese können sich auf bestimmte Inhalte oder auf ein ganzes Postfach beziehen und dafür sorgen, dass z. B. E-Mails mit einem bestimmten Betreff wie z. B. „Bewerbung“ nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden oder dass bestimmte Postfächer wie das des Betriebsrats grundsätzlich nicht archiviert werden.
Neben den rechtlichen Vorgaben sind es auch unternehmerische Gründe, die die Aufbewahrung von E-Mails sinnvoll machen. Sie dokumentieren nicht nur Geschäfte und Prozesse, sondern enthalten vielfach Informationen, die auch zu einem wesentlich späteren Zeitpunkt wichtig und nützlich sein können. E-Mail-Server und Groupware-Lösungen zur E-Mail-Kommunikation sind allerdings nicht für die langfristige Speicherung und Verwaltung großer Datenmengen konzipiert. So geht die rasant wachsende Menge an E-Mails mit überlasteten Servern, steigenden Storage-Kosten und aufwändigen Backup- und Restore-Prozessen einher.
Da alle archivierten E-Mails dem Anwender unmittelbar über das Archiv zur Verfügung stehen, müssen diese nicht mehr dauerhaft auf dem E-Mail-Server gespeichert sein. Das regelbasierte Löschen von E-Mails auf dem E-Mail-Server, z. B. von E-Mails, die älter als 18 Monate sind, hält die Auslastung weitgehend konstant. Kapazitätsbegrenzungen von Postfächern werden in der Regel überflüssig. Auch das beständige „Ausbalancieren“ der Kapazitäten durch den Administrator entfällt.
Professionelle E-Mail-Archivierungslösungen nutzen überdies Speichertechnologien wie Deduplizierung und Komprimierung, womit die Daten im Archiv bis zu 70 % weniger Speicherplatz benötigen als auf dem E-Mail-Server. Das senkt nicht nur die Storage-Kosten, sondern beschleunigt auch die Erstellung von Backups und verkürzt die Restore-Zeiten.
Die Vorstellung, dass ihre E-Mails nach einer bestimmtenZeit automatisch vom E-Mail-Server entfernt werden, klingt für Endanwender zunächst nicht nach einer grundlegenden Verbesserung. Tatsächlich bleiben aber alle E-Mails über die nahtlose Integration in Outlook in ihrem direkten Zugriff. So lassen sich in Microsoft Outlook angelegte Ordner nach der Archivierung unverändert im Archiv wiederfinden.
Wer sich häufiger mit quälend langen Suchvorgängen in Outlook herumschlägt, wird die Suchgeschwindigkeit einer professionellen E-Mail- Archivierung zu schätzen wissen. E-Mails und Anhänge lassen sich sowohl über die einfache Volltextsuche wie auch über die erweiterte Suche, bei der darüber hinaus weitere Felder wie Datum oder E-Mail-Größe berücksichtigt werden können, wiederfinden. Und auch das gehört der Vergangenheit an: die dauerhaft gelöschte Mail, die man jetzt doch noch einmal ganz dringend braucht und die nur mit Hilfe des Administrators aus der Datensicherung wiederhergestellt werden kann. Mit einem Klick kann der Anwender die E-Mail selbst aus dem Archiv wiederherstellen.
Der Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung empfiehlt sich aus rechtlicher Sicht. Außerdem lassen sich IT-Kosten sparen. Die Wirtschaftlichkeit hängt aber nicht zuletzt von der Wahl des Produkts ab. MailStore Server hat unseren Experten Niko Münster in allen Punkten überzeugt.
Für die meisten Unternehmen sind die Verpflichtungen aus den GoBD ausschlaggebend für die Einführung einer E-Mail-Archivierung. In Frage kommen daher aus unserer Sicht nur Programme, die bei sachgemäßer Anwendung die geltenden gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen. MailStore Server ist nach IDW PS 880 zertifiziert und technisch so konzipiert, dass die vollständige, originalgetreue und manipulationssichere Archivierung gewährleistet werden kann. Eine Protokollierungsfunktion sorgt dafür, dass vorgenommene Änderungen und definierte Ereig-nisse nachvollziehbar festgehalten werden. Im Falle einer Betriebsprüfung kann über den Benutzertyp „Auditor“ einem externen Prüfer Lesezugriff auf das Archiv gegeben werden, wobei dessen Aktionen grundsätzlich protokolliert werden. Alternativ lassen sich alle E-Mails im Standardformat nach RFC822/RFC2822 exportieren und für eine Betriebsprüfung übermitteln.
Das Herzstück von MailStore Server ist seine effiziente Speichertechnologie, die keine externe Datenbank benötigt. Sind im Unternehmen bereits Microsoft SQL Server oder PostgreSQL im Einsatz, so können diese allerdings genutzt werden. Deduplizierung auf der MIME-Part-Ebene sorgt dafür, dass identische Dateianhänge oder E-Mail-Bodys nur einmalig im Archiv abgelegt werden, auch wenn sie mehrfach in den Postfächern der Anwender vorkommen. Zusätzlich werden die MIME-Parts komprimiert. So lässt sich das Datenvolumen im Vergleich zum E-Mail-Server um 30 – 70 % reduzieren. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern reduziert auch den Backup- und Restore-Aufwand erheblich.
MailStore Server lässt außerdem ein flexibles und damit kostensparendes Speichermanagement zu: Das Gesamtarchiv kann aus beliebig vielen Archivspeichern zusammengesetzt werden. Gerät ein Archivspeicher, der für die Ablage neu archivierter E-Mails vorgesehen ist, an seine Leistungsgrenzen, so kann automatisch ein neuer Speicher im Dateisystem angelegt werden. Diese Flexibilität ermöglicht nicht nur die Skalierbarkeit bei wachsenden Datenvolumina, sondern auch den wirtschaftlichen Einsatz von Storage. Während aktuelle E-Mails auf besonders schnellen Speichermedien vorgehalten werden können, lassen sich ältere Daten auf kostengünstigeren Medien speichern.
mit vielen E-Mail-Systemen MailStore Server kann E-Mails unmittelbar beim Ein- und Ausgang archivieren und ermöglicht damit eine lückenlose Erfassung des gesamten E-Mail-Verkehrs. Bereits existierende E-Mails können aus Postfächern, Shared Mailboxes und Dateien archiviert werden. Dabei unterstützt MailStore Server eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme wie Microsoft Exchange Server 2010, 2013, 2016, Microsoft 365, G Suite, beliebige IMAP- oder POP3-kompatible E-Mail-Server und Webmail-Dienste, MDaemon, IceWarp und Kerio Connect, PST, EML und andere Dateiformate. Außerdem E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird.
MailStore Server kann über seine leistungsfähige Management API und Shell flexibel in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integriert werden. Auf diese Weise können individuelle Szenarien umgesetzt und administrative Aufgaben automatisiert bzw. ferngesteuert werden. Die Administration API ergänzt die Möglichkeiten zur Verwaltung von MailStore Server durch das Bereitstellen eines Kommandozeilen- sowie webbasierten Zugriffs auf alle administrativen Funktionen. Dies ermöglicht die vollständig automatisierte Administration von MailStore Server mit Hilfe von Skripten oder sogar die Einbindung in zentrale Management-Lösungen.
Da MailStore Server einen eigenen http-Server auf den entsprechenden TCP-Ports startet, wird kein zusätzlicher Webserver wie Microsoft IIS benötigt. MailStore Server kann problemlos in virtuellen Umgebungen wie VMware betrieben und in Terminal-Server-Umgebungen ausgeführt werden.
Mit Hilfe von MailStore Server lässt sich erhebliches Datenvolumen vom E-Mail-Server auslagern. Damit lassen sich Kapazitätsbeschränkungen für Postfächer vermeiden und lässt sich die Auslastung des E-Mail-Servers auch bei wachsendem E-Mail-Volumen konstant halten. Die Anwender behalten trotzdem schnellen und vollständigen Zugriff auf alle Mails, denn E-Mails werden im Archiv grundsätzlich ihren Besitzern zugeordnet und deren Ordnerstrukturen mitarchiviert. Auch beim Anlegen der Benutzer macht MailStore Server dem Administrator die Arbeit leicht: Benutzer können nicht nur manuell angelegt werden, sondern auch automatisiert aus dem Active Directory, einem generischen LDAP, MDaemon, Kerio Connect, IceWarp, Office 365 oder G Suite integriert werden. Daneben besteht die Möglichkeit einer Application Integration zur Synchronisierung mit beliebigen externen Datenbanken.
MailStore Server bietet auch dem Endanwender große Vorteile. Durch die Entlastung des E-Mail-Servers kann meist auf Volumenbeschränkungen für die Postfächer der Nutzer verzichtet werden. Diese müssen also nicht mehr regelmäßig ihr Postfach „entrümpeln“, weil der Speicherplatz zur Neige geht, und dabei entscheiden, welche E-Mails gespeichert werden müssen und welche nicht. Damit sinkt auch das Risiko, dass voreilig wichtige E-Mails gelöscht werden. Wird im Unternehmen vollständig mit MailStore Server archiviert, ist dieses Problem sogar vollständig gebannt, denn der Anwender kann versehentlich gelöschte EMails selbstständig per Mausklick aus dem Archiv wiederherstellen. Dazu bedarf es keiner Unterstützung durch die IT-Abteilung. Aus dem Archiv aufgerufene E-Mails können außerdem direkt beantwortet oder weitergeleitet werden, ohne sie vorher wiederhergestellt haben zu müssen.
Die nahtlose und intuitiv bedienbare Integration von MailStore Server in Microsoft Outlook oder WebAccess fördert dabei die Akzeptanz bei den Nutzern. Spätestens die extrem schnelle Volltextsuche, die der Outlook-Suche in puncto Geschwindigkeit in aller Regel deutlich überlegen ist, überzeugt auch kritische Anwender von MailStore Server.
Die Definition individueller Zugriffsrechte durch den Administrator ermöglicht bei Bedarf den Zugriff auf gemeinsame Postfächer oder die bestimmter Kollegen. So stehen wichtige Informationen z. B. im Vertretungsfall allen relevanten Empfängern zur Verfügung.
In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener Kontrolle, sondern auf externen Servern im Internet gespeichert. Dies setzt Vertrauen in die zukünftige Verfügbarkeit des Betreibers und dessen technische Sicherungsmechanismen voraus. Die lokale Archivierung dieser Daten mit MailStore Server bildet eine einfache und wirkungsvolle zusätzliche Sicherungsmaßnahme. Da alle E-Mails zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden können, bleiben Unternehmen flexibel in der Wahl der Archivierungslösung. So ist nicht nur der Wechsel auf MailStore Server einfach, sondern im Zweifelsfall auch der spätere Wechsel auf eine andere Lösung.
